Сотрудничество, интересное для всех

Архив Президента Республики Казахстан сегодня – это уже не та организация, которая работала по - старинке и, как говорится, варилась в собственном соку. Ведь еще каких-то лет 10-15 назад и отношение у казахстанцев к  подобным организациям было, мягко говоря, снисходительным – мол, пишут архивисты историю страны, а мы живем сегодняшним днем, нам недосуг ворошить прошлое. Сегодня архивисты глубже понимают смысл известной истины – без прошлого нет настоящего, а без настоящего – будущего и что каждый человек, по большому счету, способен повлиять на ход развития страны. Важен и тот факт, что у архивистов Казахстана открылись большие возможности сотрудничества, в частности, с Архивом Кореи – страны, в которой особенно бережно и даже трепетно относятся к каждому документу, к любому свидетелю давно минувших дней. Об этом и о том, насколько плодотворно сегодня архивисты Страны Утренней свежести и Солнечного Казахстана сотрудничают между собой, мы поговорили с руководителем управления архивных технологий Архива Президента Казахстана Бахытханом Джалдыбаевичем Шайлазымовым.

28 октября 2016 года  между Архивом Президента Республики Казахстан и Национальным Архивом Республики Корея был подписан Меморандум о взаимопонимании и сотрудничестве. С тех пор ежегодно на базе Национального Архива Кореи проводятся образовательные и практические занятия по программе, непосредственно связанной с управлением записями и архивами, «Records and Archives Management» (RAMP). Совсем недавно делегация Архива Президента РК побывала у своих коллег в Корее. Поездка была интересной во всех отношениях. В первую очередь, она стала полезной для наших архивистов. Благодаря поездке они узнали о принципиально новой системе хранения исторически значимых  документов, ознакомились с передовыми технологиями страны, где уже давно развита система, при которой решается вопрос сохранности документов  в том виде, в котором они «прибыли» в архив.  По убеждению специалистов, уже в ближайшие годы плотное сотрудничество с Кореей положительно повлияет на работу Архива Президента в целом.

В Корею за опытом

– Бахытхан Джалдыбаевич, я так понимаю, что ваша группа съездила в Корею не на экскурсию? 

– И на экскурсии тоже. Нам, впервые приехавшим в Страну утренней свежести, конечно, было интересно все: и удивительно логичная архитектура городов, и организация работы музеев, учреждений истории и культуры. Мы, конечно, были впечатлены качественным уровнем жизни корейцев, работами многих служб, связанных с  безопасностью граждан, работой метро, общественного транспорта. Мы посмотрели много храмов, приобщились к корейской кухне, конечно. В общем, благодаря хорошей организации поездки в целом, нам удалось очень эффективно позаниматься на семинарах, посетить мастер-классы и качественно, с пользой для себя и дела, отдохнуть в свободное от учебы время. Хозяева так спланировали наше время, что свободной минуты не было. Целый день мы пропадали в архивах, а по вечерам и в последний день пребывания в Корее нам устроили запомнившиеся на всю жизнь экскурсии. Если коротко сказать о том, что мы видели, то в целом впечатлило отношение корейцев к памятникам истории. Они их берегут и чтят, конечно. Но еще – все памятники, а их в Корее очень много, вписываются в архитектуру, все очень ухожены. Хотя наша поездка носила ознакомительный характер, мы многому научились, и многое можем успешно применять в своей работе. После окончания учебы члены нашей группы сдали тесты и получили соответствующие сертификаты.

– Были конкретные цели в обучении?

– Поездка была посвящена актуальным вопросам создания современных архивов, управления документами, электронными данными, оцифровки и цифрового хранения, сохранения и восстановления бумажных документов. В нашей работе, как известно, мелочей нет. Например, меня приятно удивил сам подход к хранению документов. У нас, по традиции, любая бумажка подшивается и это идет издавна и объясняется просто – мол, в этом случае, документ не потеряется, не выпадет, никто его не вытащит. Корейцы не подшивают документы, а складывают в специальные ящики. Объясняют просто – в этом случае документ «не травмируется», то есть дырки в нем не протыкаются, при таком хранении важного документа они меньше сгибают бумагу (например, при сканировании или при другой процедуре), меньше перемещают всю папку с документами. Что касается пропажи, то она полностью исключена. У них любой материал имеет свой чип и бесконтрольно он никуда переместиться не может. Для автоматизации учета документов, контролирования их перемещения внутри архива уже давно  внедрена технология радиочастотной идентификации. На документы хранилища наносится метка «RFID», которая подает сигнал о месте его нахождения. При помощи этой технологии обеспечивается контроль и сохранность документа.
 Или еще такой момент. Документ заклеен скотчем и нужно убрать его, не повредив, не«поранив» текста. Для этого есть специальный химический раствор, использование которого сохранит документ.

– Наверное, не только архивистам были бы полезны такие научно-практические семинары?

– Опыт, действительно, очень ценен для всех, чья работа связана с архивами. С нами вместе были специалисты из других государственных организаций Казахстана, связанных с хранением истории.Были специалисты Департамента архивного дела и документации, Центрального государственного архива научно-технической документации, Национального центра рукописей и редких книг Министерства культуры и спорта Республики Казахстан. Поэтому и объектами нашего внимания были НАК, Архив Президента Республики Корея, Национальный информационный центр «NIRS», расположенные в городах Сеонгнам, Сейджонг, Дэйджон. В составе лекторов были руководители отделов, Ph-доктора, профессора.

Самое главное, чему мы учились, исходило из того, что связь с общественностью и предоставление государственных услуг в Республике Корея уже давно успешно осуществляется посредством Электронного правительства. У нас это дело еще в зачаточном состоянии, а в Корее система электронного управления документооборотом государственных органов переведена на безбумажную основу с 2007 года. Успешному внедрению Электронного правительства, конечно, поспособствовало укрепление нормативно-правовой базы документационного обеспечения и архивного дела республики. В Южной Корее сегодня действуют 65 национальных стандартов по управлению архивами, в том числе и по управлению электронными записями. На сегодняшний день в системе электронного правительства граждане получают более 1300 государственных услуг. Для сравнения, у нас – около 740, чему мы рады.

– Интересно, в свое время Корейские специалисты учились у развитых стран в Европе и вот…

– Все мы учимся друг у друга. Архив Президента, например, сотрудничает со специалистами США, учимся мы и у архивистов России, сами постоянно оказываем помощь коллегам из Узбекистана, Киргизии, других союзных республик. Что касается архивистов мира, то мы все должны друг у друга учиться, помогать знаниями, ведь, по большому счету, мы делаем одно дело и от успешного развития здесь зависит многое. Корейские специалисты в этом плане никогда не у кого не стесняются учиться и являются прилежными учениками. Благодаря этому с 2014 года  Корея находится на ведущих позициях рейтинга ООН по уровню развития электронного правительства. В Корее функционируют 8 Центральных архивов: НАК, Национальная ассамблея, Конституционный совет, Верховный суд, Центральная избирательная комиссия, Архив Президента, Архив города Сеула и провинции Кёнсан-Намдо. Есть там специальные архивы Министерства иностранных дел, Министерства обороны, Министерства внутренних дел и так далее.

Архив, которого нет на карте

Что из себя представляет Национальный архив Кореи (НАК), где Вы обучались?

– НАК – это крупное государственное учреждение, которое, кстати, вы не найдете ни на одной карте. В целях обеспечения безопасности его там нет. Орган подчиняется Министерству внутренних дел и безопасности, ведет общую политику по архивному делу в стране. Общий штат сотрудников составляет порядка 330 человек. В структуре НАК: бюро архивной политики, обеспечения сохранности и безопасности, архив Президента, национальное хранилище, хранилище исторических документов, Администрации. Там система такая – 30 лет документы хранятся в организациях, а потом передаются в НАК на вечное хранение.  Объем работы у НАК огромный. Ежегодно от государственных органов сюда поступают 7-8 млн. документов, которые приобретают электронный вид их очень легко можно достать, избежав общения с бумажными носителями. Помимо управленческой документации есть еще и «гражданские документы», то есть документы личного происхождения. Есть в НАК Государственная комиссия по вопросам архивного дела, которая подчиняется аппарату Премьер-министра.

– Трудно представить себе, что за хранилища. Без тяжелого физического труда не обойтись, наверное.

– Да, представить себе трудно. И мне бы не хватило воображения представить такой слаженный аппарат с очень мощной и надежной системой безопасности, тем более, что такие хранилища не только у нас, в странах СНГ вряд ли есть. Нам повезло все это увидеть собственными глазами. Хранилища в НАКе оснащены передвижными, рельсовыми стеллажами, предусмотрено хранение документов на различных видах носителей информации. В каждом хранилище при входе и выходе есть карта-схема хранилища, в которой описано расположение стеллажей, место нахождения огнетушителей, телефона и навигационных таблиц. Доступ в хранилища осуществляется посредством электронных карт, везде работает контроль – видеонаблюдение. Система хранения документов стандартная – в специальных коробках, в вертикальном положении, коллекционные и особо-ценные документы хранятся в горизонтальном положении. Есть и подшитые документы, в основном, это протоколы, которые в процессе оцифровки в обязательном порядке тоже расшиваются, а затем также размещаются в коробки.  В хранилищах есть всевозможные  контрольно-измерительные приборы, электронные датчики температурно-влажностного режима, магнитные термометры, механические психрометры – в общем, куча необходимых приборов. Там о каждой установке можно рассказывать и рассказывать. Например, детекторы тепла и дыма, которыми оснащены хранилища, в случае возгорания моментально подают сигнал в систему автоматического азотного пожаротушения. При помощи этой установки в хранилище создается среда с пониженным содержанием кислорода, в которой процесс горения становится невозможным. 

– В помощь архивистам, как говорится, знания специалистов всевозможных профилей?

– Работа, действительно, многогранна и очень ответственна. А как же иначе? Ведь она связана с реставрацией, с продлением жизни документов, без которых нет истории. В НАКе очень высокий уровень реставрационно-восстановительных работ. Поддерживается и продлевается жизненный цикл ветхих архивных документов и экспонатов. Например, есть там специальная  лаборатория реставрации, где  изучается физико-химическое состояние документов: проводится измерение структуры, определение возможности нейтрализации рН-кислотности, цвета, толщины и размера бумаги. Затем проводятся восстановительные работы: очистка (сухая или мокрая), глажка, склеивание, подшивка и так далее. Заметили, что очень активно используется метод реставрации дистиллированной водой. Эта техника подходит  имеющим высокий уровень кислотности документам.  Для борьбы с вредителями и грибками используют дезинсекционную камеру на азотной основе. Все это нам показывали, многие циклы работ мы пробовали проделать своими руками. Они совсем не сложные, просто требуют практики.

Архив Президента – жизнедеятельность президента

– Вас, конечно, больше интересовала аналогичная нашей структура –Архив Президента?

– Она работает тоже по-другому. Начнем с того, что наш архив хранит в основном документы, а их – все, что связано с деятельностью президента. Там и машина, на которой ездил президент, и личные его вещи. Архив похож немного на активный музей. В общем, Архив Президента Республики Корея собирает, управляет и обслуживает документы служебной деятельности Глав государства разных периодов. Поэтому и в фондах хранятся документы, фотографии, видеозаписи, подарки и другие артефакты всех первых руководителей Кореи. Само здание архива сконструировано как конструкция внутри конструкции. Твердая внутренняя стена уменьшает термальную проводимость. Прозрачный внешний слой куба работает как вертикальная система холодильных труб, которая охлаждает здание в течение лета, обеспечивая ему естественную вентиляцию. Там несколько отделов. Особенно запомнился отдел консервации и реставрации. Это четырехэтажный демонстрационный зал, оформленный в особой тематике под названием –  «Близкое и личное знакомство с нашими президентами». На выставочной площади представлены огромного размера президентские документы, фотографии, видеоматериалы бывших президентов, подарки, которые они получили во время государственных визитов за границей. 

– Наверное, непросто получить разрешение поработать в архиве.

–Для работы в читальном зале, а там очень много информации, нужно предоставить идентификационную карту или  паспорт со свидетельством о регистрации за рубежом. Если будут работать несколько исследователей из одной зарубежной организации, то  дополнительно нужно будет  предоставить сертификат или копию учредительных документов от организации. 

– Кто Вас встречал?

– Генеральный директор Архива Президента Республики Корея г-н Чой Джа Хи. Он рассказал об основных задачах своего учреждения, показал то, чем гордится Архив. Когда наши курсы уже закончились, была организована встреча с руководителями и специалистами отделов НАК. Они отвечали на наши вопросы, давали очень ценные рекомендации, делились своими проблемами.  Мы уже говорили и о наших общих вопросах организации использования, популяризации, научной публикации архивных документов, организации работы экспертных комиссий, сроков хранения документов и так далее.

Как Вы думаете, что определяет успех архивного дела Кореи?

– Я многое  уже рассказал. Однако самое главное – кадры, золотой фонд специалистов, которые всем этим процессом профессионально управляют. Все архивисты, наряду с родным корейским, свободно владеют английским языком, что позволяет им, постоянно находиться в тренде мировых технических достижений. Подготовку специалистов осуществляют 24 вуза, которые ежегодно выпускают 2000 специалистов архивного дела. И при этом в НАК, в другие организации, отвечающие за сохранность документов разных лет, идут лучшие. Сюда очень трудно устроиться на работу.

Не только Корея для нас, но и мы для Кореи

– Вы, конечно, как истинные казахи, поехали не с пустыми руками, Бахытхан Джалдыбаевич? 

– Конечно. Мы для Кореи привезли ценные документы Национального архивного фонда Республики Казахстан. В Сеуле собралось много людей, состоялась торжественная церемония передачи копий исторических документов Архива Президента Республики Казахстан в Национальный Архив Кореи. А документы проливают свет на многие события, связанные с депортацией корейцев в Казахстан. Это одна из трагических страниц истории корейцев.  1937 год.  Из Дальне-Восточного края на территорию Казахской ССР были депортированы более 22 000 корейских семей. В фондах Архива Президента Республики Казахстан содержится уникальный пласт документального материала этого периода. В предоставленную коллекцию вошли постановления, протоколы заседания бюро, письма и отчеты Центрального комитета Коммунистической партии и Совета народных комиссаров Казахстана. Документы отражают процессы расселения, обеспечения жильем и питанием, а также вопросы трудоустройства депортированных. Генеральный директор хранилища истории Национального Архива Кореи Кан Сеон Чон пообещал приложить все усилия в пропаганде предоставленной коллекции документов среди корейских исследователей и вручил благодарственное письмо Архиву Президента Республики Казахстан, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество. Мы пригласили представителей Архива Президента Кореи к нам. Думаем, скоро встретимся снова. Нам есть о чем поговорить.

– Бахытхан Джалдыбаевич. Допускаю, высказывание о том, что историю делают люди, а пишут – историки из числа высокообразованных людей нашего общества, несколько преувеличено. Однако, можно ли все-таки  утверждать, что каждый человек может, благодаря тем же соцсетям, через сайт Архива Президента, например, дополнить не хватающую или полностью отсутствующую информацию, например,  о человеке, который оставил след в истории. Таким образом, сегодня есть ведь очень много возможностей сотрудничества с вашими организациями и людям, далеким от работы архивистов?

– Конечно. Наш сайт, кстати, за последние годы стал очень популярным. В прошлом году у нас посетителей перевалило за миллион. Активно оцифровываем материалы, делая их доступными для граждан. Много информации  можно получить без изнурительной работы в архивах. Зайдите на сайт mail@e-history.kz – убедитесь сами. Может, и для себя какую информацию найдете о своих корнях. 

– И все-таки от поездки осталось что-то такое, что восхищает вас в корейском менталитете и чего не хватает нашим специалистам, чтобы показать казахстанское чудо в стремительности побед?

– У корейцев хорошо бы перенять сам подход к делу – для них ведь принципиально важно сделать всё не только правильно, но и быстро. Так что в этом направлении нам есть что перенять в менталитете этого трудолюбивого и настойчивого народа.

Тамара ТИН